Cara Menulis Email Bisnis Dalam Bahasa Inggris

Email adalah metode pertukaran pesan melalui perangkat elektronik.

Umumnya, email memiliki lima elemen yang dijadikan sebagai format penulisan, seperti :

• Subject Line

Subject line sama dengan judul email. Ini menjadi bagian pertama yang akan dilihat oleh penerima email. Subject line yang akan menentukan apakah penerima mau membaca email kita atau tidak. Untuk itu, penulisan subject line harus singkat dan memberi informasi spesifik tentang isi email. 

• Salutation

Salutation adalah salam pembuka untuk menyapa penerima email. Salutation dapat ditulis secara formal atau informal. Semakin kita mengenal dekat si penerima email, maka salutation yang kita gunakan semakin informal.

Contoh :

Formal : Dear Mr. ..../Mrs. .../Ms. ....
                 Dear Sir/Madam

Kata sapaan "Ms." digunakan apabila kita tidak mengetahui status pernikahan wanita yang menjadi lawan bicara kita. Sementara kata sapaan "Mrs." digunakan untuk wanita yang sudah menikah. Untuk lawan bicara pria, kita hanya menggunakan kata sapaan "Mr.".

Informal : Hi/Hello Nama seseorang

• Body

Body adalah bagian berisi pesan yang ingin disampaikan kepada penerima email. Body email harus ditulis dalam paragraf yang pendek sekitar 1-3 kalimat agar lebih efektif. Untuk menambah kejelasan isi email (jika perlu), gunakan daftar berpoin atau bernomor. Bagian ini juga dapat ditulis secara formal atau informal tergantung hubungan pengirim email dengan penerima email.

Untuk email profesional kita harus menggunakan bahasa formal. Sementara bahasa informal dapat digunakan dalam email untuk komunikasi pribadi.

Contoh kalimat pembuka :

• Menyampaikan tujuan :

Formal : 
1. I'm writing to....
2. I'm just writing to....
3. This email is a reminder in regards to....
4. I'm writing regarding....
5. I'm writing with regard to....
6. With reference to....

Informal : 
1. Just a quick note to.....
2. I'm trying to.... 
3. Just a quick question about....
4. I was wondering if....
5. I wanted to let you know that....

Sebelum menyampaikan tujuan kepada rekan kerja, kita dapat memulai kalimat dengan memberi komentar yang ramah dengan bahasa informal, seperti I hope you're well.

• Membuat atau mengajukan permintaan :

Formal : 
1. Could you please let me know if you are available?
2. I would appreciate it if you could send me the document....
3. Could we arrange a meeting later?
4. Please let me know if this will be possible...

Informal :
1. I was just wondering if you were around later....
2. Would you mind coming earlier?
3. Can you call me back ASAP?

• Ucapan terima kasih :

Untuk email ucapan terima kasih kepada rekan kerja, kita dapat menggunakan bahasa informal. Berikan komentar positif dan harapan untuk hubungan kerja sama di kesempatan berikutnya.

• Closing

Closing adalah bagian penutup email yang berisi harapan kita terhadap penerima email atau ajakan untuk bertindak atau memberi tahu penerima email apa yang harus dilakukan selanjutnya dan bagaimana cara melakukannya. Pada bagian ini kita dapat menulis ulang permintaan yang telah disebutkan dalam body email sebagai pengingat untuk penerima email. Baik formal maupun informal, closing selalu diakhiri dengan ucapan terima kasih.

Contoh :

Formal : Looking forward to your reply.
                Thank you for your consideration of my request.

Informal : Hope to hear from you soon.

• Signature

Signature adalah tanda tangan yang disertai bersama dengan salam penutup. Signature juga digunakan untuk mengidentifikasi diri kita berdasarkan nama, jabatan dan informasi lainnya yang relevan, seperti nama dan alamat perusahaan, serta terkadang dapat disertai dengan nomor telepon atau fax perusahaan.

Contoh salam penutup :

Formal : Sincerely
                Yours sincerely,
                Yours faithfully,
                Regards,
                Best regards,
                Warm regards,
                Kind regards,
                Best wishes,
                With gratitude,
                With appreciation,

Informal : Bye,
                   All the best,
                   Thanks,
                   Take care,
                   Love,

Signature yang informal juga dapat ditulis dengan hanya mencantumkan nama dan jabatan dan identitas perusahaan. 

Kesalahan-kesalahan dalam mengirim email terjemahan adalah sebagai berikut :

1. Tidak mengetahui latar belakang penerima email, sehingga salah menggunakan bahasa yang benar sesuai dengan budaya yang berlaku dan kesalahan dalam penulisan ejaan nama penerima. Khususnya jika kita ingin mengirim email terjemahan ke klien atau penerima email yang berada di negara lain, kita harus mengetahui budaya yang berlaku di negara itu, bagaimana bahasa yang formal dan informal.

2. Menggunakan mesin terjemahan otomatis dalam menerjemahkan email akan membuat email terjemahan kita tampak seperti spam. Hindari untuk mengcopy langsung hasil terjemahan tanpa memeriksanya terlebih dahulu agar email kita tidak dianggap sebagai spam oleh penerima.

3. Lupa untuk memperkenalkan diri sebelum menyampaikan pesan atau maksud dari email tersebut. Setiap manusia memiliki kecendrungan untuk curiga terhadap orang yang tidak dikenalnya. Untuk itu, kita perlu memanusiakan email kita dengan cara memperkenalkan diri, sehingga penerima email yang tidak mengenal kita, tidak menaruh curiga. Kita hanya perlu memperkenalkan diri secara singkat, seperti memberi tahu posisi atau jabatan kita di perusahaan. 

4. Penerjemah tidak mengetahui seluk-beluk perusahaan yang menggunakan jasanya dan seluk-beluk perusahaan yang menjadi tujuan pengiriman email. Penggunaan istilah-istilah perusahaan yang buruk akan membuat pengirim email kehilangan hubungan kerja sama.

5. Penggunaan kata kerja formal dan informal perlu diperhatikan.

Contoh :
• Receive lebih formal daripada get
• Inform lebih formal daripada tell
• Assist lebih formal daripada help
• Contact lebih formal daripada get in touch

6. Singkatan (abbreviations) lebih sering digunakan dalam email informal, kecuali singkatan asap (as soon as possible) yang sering digunakan dalam email formal.

7. Simbol dan emoticon tidak boleh digunakan dalam email formal.

Komentar

Posting Komentar

Populer Minggu Ini

4 Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengarang

Gambar
Kita tidak bisa sembarang membuat sebuah karangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dapat menghasilkan karangan yang baik. Saat ini saya juga sedang belajar untuk membuat karangan. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengarang : Topik Sebelum menulis suatu karangan, perlu topik dari karangan tersebut terlebih dahulu. Topik adalah inti utama dari keseluruhan suatu tulisan atau karangan. Topik berbeda dengan tema. Topik bersifat umum, sedangkan tema bersifat lebih spesifik dan terarah. Syarat-syarat menentukan topik : - Menarik perhatian. - Cukup sempit dan terbatas. - Aktual. - Dikuasai oleh penulis. Tidak ada hal yang mustahil jika kita mau mempelajari dan mencobanya, sehingga suatu yang awalnya tidak dikuasai menjadi dapat dikuasai. Oleh karena itu, sebelum penulis menulis suatu karangan, penulis terlebih dahulu mencari tahu mengenai topik yang akan disampaikan, hingga penulis menguasai topik tersebut. Judul ...
Baca selengkapnya

Menilai Kepribadian Manusia Berdasarkan Tatapan Mata

Pepatah mengatakan bahwa mata adalah jendela jiwa. Benarkah dari tatapan seseorang bisa diketahui kepribadiannya?.  Menurut situs psikologihore.com, jika kita menatap seseorang selama 10 menit kita akan menjadi lupa daratan dan waktu berjalan menjadi lebih lambat. Hal ini berdasarkan penelitian yang dilakukan di tempat dengan cahaya remang-remang. Namun, ada pula yang mengatakan bahwa seseorang yang ditatap matanya dalam waktu lama, wajahnya berubah menghilang. Berikut ini 7 jenis tatapan mata seseorang : 1. Tatapan Tajam Seseorang yang memiliki mata tajam sering dijuluki si Mata Elang. Kenapa begitu ya?. Padahal masih banyak lagi hewan-hewan yang memiliki mata yang tajam terutama hewan-hewan nokturnal (beraktifitas pada malam hari).  Kenapa tidak disebut si Mata Kelelawar?.  Atau si Mata Burung Hantu?. Mungkin kerena elang merupakan hewan yang cukup kuat atau hebat dalam berburu atau mencari mangsa. Elang juga lebih kuat dibandingkan kelelawar atau ...
Baca selengkapnya

Hambatan Shunt Dan Hambatan Muka Atau Depan

Galvanometer berfungsi untuk mengukur kuat arus dan beda potensial listrik yang relatif kecil. Jika kuat arus dan beda potensial relatif besar, galvanometer tidak akan berfungsi dengan baik. Agar galvanometer berfungsi dengan baik pada rangkaian dengan kuat arus dan beda potensial relatif besar, pada galvanometer harus dipasang hambatan eksternal, seperti hambatan shunt atau hambatan depan.   Hambatan shunt adalah hambatan eksternal yang dipasang pada amperemeter untuk mengukur/ membatasi kuat arus dan beda potensial. Alat yang digunakan berupa resistor. Resistor adalah komponen elektronika yang berfungsi untuk membatasi arus listrik yang mengalir dalam suatu rangkaian elektronika.   Apabila resistor dipasang secara seri, untuk menghitung beda potensial dan kuat aurs pada satu ujung resistor, berlaku rumus :   V = I . R      atau      I = E/R   Keterangan : R adalah resistor I adalah kuat arus E adalah Gay...
Baca selengkapnya

Cara Menghitung Perbedaan Waktu (WIB, WIT, WITA Dan GMT)

Gambar
Garis bujur (Longtitude) adalah garis khayal yang memotong garis khatulistiwa (garis equator) dan membagi bumi menjadi dua bagian, yaitu barat dan timur. Bumi memiliki 360 o garis bujur (garis Meridian), yaitu 180 o BB (Bujur Barat) dan 180 o BT (Bujur Timur). Matahari melintasi titik di atas garis Meridian yang menentukan saat terbit dan tenggelam. Tanda plus menunjukkan arah timur (0 sampai 180), sedangkan tanda minus menunjukkan arah barat (0 sampai -180). Garis lintang (Latitude) adalah garis khayal yang memotong garis khatulistiwa dan membagi bumi menjadi dua bagian, yaitu utara dan selatan. Bumi memiliki 180 o garis lintang , yaitu 90 o LU (Lintang Utara) dan 90 o LS (Lintang Selatan). Tanda plus menunjukkan arah kutub utara (0 sampai 90), sedangkan tanda minus menunjukkan arah kutub selatan (0 sampai -90). Pembagian zona waktu antar negara mengacu pada Greenwich Mean Time (GMT). Greenwich adalah kota yang terletak di Inggris. Kota Greenwich terletak di 0 o garis buj...
Baca selengkapnya

Analisis Sintaksis Dan Tree Diagram Syntax

Gambar
Sintaksis adalah ilmu yang mempelajari tentang struktur gramatikal antarkata untuk membuat kalimat yang koheren. Susunan kata atau frasa untuk membuat kalimat disebut sintaks. Unit terkecil dari sintaks adalah kata. Sementara tata bahasa (grammar) adalah kaidah penggunaan kata dalam sebuah kalimat, misalnya kelas kata (part of speech) apa yang menjadi subjek, predikat, objek dan keterangan atau kelas kata apa yang memiliki bentuk jamak dan tunggal, serta kaidah-kaidah kebahasaan lainnya.  Part of speech meliputi nouns, pronouns, verbs, adjectives, adverbs, prepositions, conjunctions dan interjections. Selain part of speech, dalam bahasa Inggris juga terdapat kelompok determiner yang meliputi articles, quantifiers, demonstratives, possessive adjectives, numbers, distributives dan interrogatives. Analisa Sintaksis S = Sentence V = Verb VP = Verb Phrase N = Noun NP = Noun Phrase Adj = Adjective Pro = Pronoun PN = Proper Noun Adv = Adverb Prep = Preposition PP = Prepositional Phrase Ar...
Baca selengkapnya

Persen Dan Permil

Persen berasal dari bahasa Latin atau Romawi, yaitu percentum . Per artinya tiap – tiap atau dari tiap – tiap dan centum artinya seratus. Centum disingkat menjadi cent dan dinyatakan dengan C. Persen adalah tiap – tiap seratus atau dari tiap – tiap seratus. Persen dilambangkan dengan %. Misalnya 5 % berarti 5 perseratus atau 5 dari tiap – tiap seratus sama dengan 5/100 atau 0,05. Macam – macam perhitungan persen sebagai berikut : 1. Perhitungan persen dari bilangan Contoh : 8 % dari 750 = 8/100 x 750 = 60 2. Perhitungan persen dari satuan ukuran Contoh : 75 % dari 240 kg beras = 75/100 x 240 = 180 kg 3. Perhitungan persen dari suatu jumlah Contoh : 17,5 % dari modal Imam yang besarnya Rp 1.400.000,00 = 17,5 x Rp 1.400.000,00 = 17,5/100 x Rp 1.400.000,00 = 17,5 x Rp 14.000,00 = Rp 245.000,00 4. Perhitungan persen dari persen Contoh : 2,5 % dari 80 % = 2,5/100 x 80 % = 0,025 % x 80 % = 2 % Permil atau promil berasal dar...
Baca selengkapnya

Filosofi Kartu Joker

Hampir sebagian besar orang mengagumi sosok joker. Kartu joker pertama kali dicetak pada tahun 1860. Nama joker diambil dari kata joke dalam bahasa Inggris yang berarti lelucon. Pada permainan kartu remi, kartu joker berperan sebagai pemain cadangan yang mana kartu ini tidak bisa digunakan sebagai pemain pembuka dan baru dapat digunakan jika telah disetujui oleh semua pemain. Akan tetapi, kartu joker merupakan kartu istimewa yang bernilai tinggi dalam permainan kartu remi. Joker merupakan sosok yang sinis, sedih, lucu,  terkadang bodoh dan terkadang jenius.  Berikut ini beberapa karakter joker yang berhubungan dalam kehidupan sehari-hari : a. Joker seperti bunglon Joker dapat berganti peran atau posisi untuk melaksanakan berbagai tugas. Oleh karena itu, joker terbilang cukup jenius dengan segala keahliannya. Namun, karakter joker tetap sama atau tidak labil. Kita pun bisa menjadi seperti joker jika mau belajar, berlatih dan mencoba berbagai peluang. Bahk...
Baca selengkapnya

Penggunaan Enough, Quite, Pretty, Rather Dan Fairly

Enough, quite, pretty, rather dan fairly termasuk adverb of degree yang memiliki arti serupa, tetapi dengan tingkatan yang berbeda. Quite, pretty, rather dan fairly memiliki arti lebih rendah/kecil daripada very, tetapi lebih tinggi/besar daripada a little. Rather memiliki arti lebih tinggi daripada quite, pretty dan fairly. Quite memiliki arti lebih tinggi daripada pretty dan fairly. Pretty memiliki arti lebih tinggi daripada fairly.  Enough   Enough berarti cukup. Enough diletakkan setelah adjective dan adverb. Jika digunakan bersama dengan noun, enough diletakkan sebelum noun. Namun, jika terdapat kalimat sebelumnya yang disertai noun, maka kita dapat menghilangkan noun setelah enough. Enough memiliki arti yang sama dengan too jika berbentuk negatif (not + adjective/adverb + enough).   Contoh :   1. We’ve waited long enough. (adjective) 2. You don’t work hard enough. (adjective) 3. I can’t run very far. I don’t have enough energy . (noun) 4. ...
Baca selengkapnya

Stressed Syllable dan Unstressed Syllable

Mempelajari penekanan suku kata pada kata tertentu adalah penting. Tekanan membantu pembicara untuk menyampaikan maksud atau makna kata sebenarnya kepada pendengar. Kesalahan menekankan kata tertentu akan mengakibatkan ritme bahasa Inggris menjadi tidak wajar.  Suku kata (syllable) adalah unit pronunciation yang memiliki satu suara vokal dengan beberapa konsonan atau tanpa konsonan di sekitar vokal tersebut. Kata yang hanya memiliki satu suku kata disebut monosyllabic. Kata dengan banyak suku kata disebut polysyllabic. Semakin panjang sebuah kata, semakin banyak suku kata yang dimilikinya. Syllables  Structure  Struktur suku kata terdiri dari tiga bagian, yaitu onset, nucleus dan coda. • Onset adalah konsonan yang terletak sebelum vokal. Jika tidak ada konsonan sebelum vowel disebut zero onset. • Nucleus adalah vokal dalam suatu kata. Sebuah kata dapat memiliki dua nucleus. • Coda adalah konsonan yang terletak setelah vokal. Coda disebut juga final consonant. Jika tidak a...
Baca selengkapnya

Penggunaan Besides, Apart From, In Addition, Than, Furthermore, Moreover, After that, Meanwhile dan Meantime

Besides, Apart from dan In Addition Besides memiliki arti yang berbeda dengan beside. Besides berarti "selain", sedangkan beside berarti "di samping". Beside biasanya diikuti oleh pronoun atau noun, sedangkan besides dapat diikuti oleh kelas kata lain, seperti adjective atau verb. Besides dapat diletakkan di awal kalimat. Sekilas besides, apart from dan in addition memiliki makna yang sama. Perbedaan di antara ketiganya adalah besides mengartikan "serta", apart from mengartikan "pengecualian" dan in addition mengartikan "sebagai tambahan atau nilai tambah". Besides dapat menjadi adverb dan preposition. Besides bersifat informal, sehingga sering digunakan dalam percakapan sehari-hari.  In addition biasanya diletakkan di awal kalimat dan diikuti oleh tanda koma. Namun, jika diikuti oleh preposition to, frasa ini dapat diletakkan di tengah kalimat. In addition to biasanya diikuti oleh noun, pronoun atau gerund. Sebagai awalan kalimat, in a...
Baca selengkapnya